Sourcing RH data-driven : KPIs à suivre pour mesurer l’efficacité

En 2025, le sourcing RH n’est plus seulement une affaire d’instinct et de réseau. Les recruteurs performants pilotent leurs actions comme une équipe marketing : avec des données, des indicateurs et une analyse continue.

Le problème ? Beaucoup de stratégies de sourcing restent floues faute de mesure précise. Sans KPIs, difficile de savoir si vos efforts portent réellement leurs fruits… et encore plus difficile de justifier un budget ou un outil auprès de votre direction.

Quels indicateurs clés feront la différence cette année — et comment les exploiter pour optimiser votre sourcing ?

Pourquoi passer à un sourcing RH data-driven ?

Pendant longtemps, le sourcing reposait surtout sur l’expérience et l’intuition. Mais dans un marché tendu, ce n’est plus suffisant.
Un recrutement réussi ne se juge pas uniquement au feeling : il se mesure.

Adopter une approche data-driven présente trois avantages majeurs :

• Prendre de meilleures décisions : vous savez quels canaux, messages et profils fonctionnent réellement.
• Optimiser vos ressources : temps et budget sont concentrés là où ils apportent le plus de résultats.
• Gagner en crédibilité : les chiffres sont un langage universel auprès de la direction et des managers.

Les KPIs incontournables pour mesurer l’efficacité du sourcing

1. Taux de conversion des candidatures

C’est le pourcentage de candidats qui répondent en marquant leur intérêt pour le poste. Un taux faible peut indiquer que le ciblage n’est pas optimal… ou que le message d’approche ne donne pas envie de répondre.

2. Source of hire (origine des recrutements)

Ce KPI montre quels canaux (LinkedIn, job boards, événements, cooptation…) apportent les candidats qui sont réellement recrutés. C’est la base pour réallouer votre budget et vos efforts intelligemment.

3. Time-to-source

Il mesure le temps moyen nécessaire pour identifier un candidat qualifié. Plus il est court, plus vous réduisez le time-to-hire global, ce qui est crucial sur les profils pénuriques.

4. Coût par candidat qualifié

Ce ratio met en lumière la rentabilité de chaque canal. En comparant le coût d’acquisition avec la qualité des profils obtenus, vous savez où investir… et où couper.

5. Qualité des candidats sourcés

Ici, on mesure le pourcentage de candidats sourcés qui passent en short-list ou en entretien final. C’est un indicateur qualitatif qui évalue la précision de votre ciblage.

6. Taux de rétention à 6 ou 12 mois

Recruter vite, c’est bien. Recruter durable, c’est mieux. Ce KPI permet de vérifier que les candidats sourcés restent en poste et performent sur la durée.

Aller plus loin : KPIs avancés pour un sourcing efficace

• Engagement des talents dans le vivier
  Ce KPI mesure la réactivité et l’intérêt des candidats avec lesquels vous êtes déjà en contact. On parle ici du taux d’ouverture des messages, du taux de réponse, mais aussi des interactions avec vos contenus (clics, téléchargements, participation à des événements). Un engagement élevé montre que votre vivier est actif et que vos communications sont pertinentes. À l’inverse, un faible taux d’interaction peut indiquer que votre contenu manque de valeur ou que le lien avec vos talents s’affaiblit.
• Diversité du pipeline
  Ce n’est pas seulement un indicateur de conformité, c’est aussi un levier stratégique. Suivre la diversité de vos candidatures (genre, tranche d’âge, origine géographique, parcours académique ou professionnel) permet d’identifier les biais éventuels dans vos canaux ou vos messages. C’est aussi un atout pour renforcer l’innovation et la performance à long terme dans vos équipes.
• Net Promoter Score candidat (NPS)
  Inspiré du marketing, le NPS mesure la satisfaction et la probabilité qu’un candidat recommande votre entreprise à d’autres. Il est calculé à partir d’une question simple : "Sur une échelle de 0 à 10, recommanderiez-vous notre processus de recrutement à un proche ?". Un NPS élevé reflète une expérience candidat réussie, qui alimente votre marque employeur et facilite le bouche-à-oreille positif.
• Taux de réactivité des recruteurs
  Ce KPI évalue le délai moyen entre l’identification d’un profil et le premier contact établi. Dans un marché où les meilleurs talents sont sollicités en permanence, la rapidité est un facteur clé de succès. Un temps de réponse court augmente vos chances de capter l’attention du candidat avant qu’il ne soit approché par un concurrent.

Quels outils et méthodes pour suivre ces indicateurs ?

• ATS avec reporting intégré
  Les Applicant Tracking Systems modernes (comme Greenhouse, Lever, Teamtailor ou SmartRecruiters) offrent des tableaux de bord préconfigurés qui permettent de suivre en temps réel vos KPIs clés. Ils centralisent les données de vos candidatures et facilitent l’analyse par canal, par recruteur ou par type de poste.
• Tableaux de bord personnalisés
  Pour les besoins plus spécifiques, des outils comme Google Data Studio (Looker Studio) ou Power BI permettent de créer des reportings sur mesure. Vous pouvez y connecter vos sources de données (ATS, CRM, Excel, Google Sheets) et visualiser vos indicateurs sous forme de graphiques, filtres et comparatifs dans le temps.
• Intégration CRM / outils de sourcing
  Lier un outil de CRM candidats (comme Bullhorn, Avature ou HubSpot adapté au recrutement) à vos outils de sourcing permet de centraliser toutes les informations sur les profils contactés. Cela facilite le suivi du taux de réponse, de la progression dans le pipeline et des interactions passées.
• Automatisation de la collecte et de la visualisation
  Connecter vos outils via des solutions comme Zapier ou Make (ex-Integromat) permet d’automatiser le transfert des données vers vos dashboards. Cela vous évite les saisies manuelles, réduit les erreurs et garantit une mise à jour en temps réel de vos indicateurs.

Bonnes pratiques pour une culture data-driven

• Fixer des objectifs clairs
  Avant de commencer à collecter des données, définissez précisément ce que vous voulez mesurer et pourquoi. Chaque KPI doit avoir une valeur cible (par exemple : “augmenter le taux de conversion des candidatures de 20 % en 6 mois”). Sans objectif, vos chiffres resteront de simples statistiques sans impact concret sur la stratégie.
• Former les recruteurs à la lecture et à l’interprétation des données
  Un tableau de bord ne sert à rien si personne ne sait l’exploiter. Former les équipes à comprendre la signification des KPIs, à repérer des tendances et à interpréter les écarts permet de passer de l’observation à l’action.
• Partager les résultats avec toute l’équipe
  La performance du sourcing n’est pas seulement l’affaire du recruteur principal : elle implique toute l’équipe RH, voire les managers opérationnels. En communiquant régulièrement les résultats et les progrès, vous créez une culture de la performance partagée et favorisez l’implication.
• Mettre en place des revues trimestrielles
  Les données n’ont de valeur que si elles sont analysées et exploitées. Organiser des points de suivi tous les trimestres permet de détecter les tendances, d’identifier les canaux à renforcer ou à abandonner, et d’ajuster les budgets et méthodes en fonction des résultats.

Conclusion

Le sourcing RH data-driven, ce n’est pas une mode : c’est un changement structurel. Les recruteurs qui mesurent, analysent et ajustent en continu prennent une longueur d’avance.

En 2025, vos KPIs sont votre boussole. Ils vous montrent ce qui fonctionne, ce qui doit évoluer, et où concentrer vos efforts pour attirer les meilleurs talents plus vite… et mieux.

A propos d'Helvetic Payroll

Helvetic Payroll est le leader du Payrolling en Suisse. Depuis 2021, nous faisons partie du groupe Freelance.com, leader européen des solutions sécurisées pour libérer talents et entreprises. Besoin d'aide ou de conseils ? Contactez-nous, ou découvrez notre offre de sourcing.